Byrokraatit huudattavat puskaradiota

Käsi ylös sen yrityksen edustaja, jonka henkilöstötutkimuksessa kehityskohteeksi ei ole koskaan noussut sisäinen viestintä tai päätöksenteon hitaus!

Pakko myöntää, että viimeisimmänkin henkilöstötutkimuksen mukaan myös meillä RAY:ssä suurimpia haasteita ovat edelleen sisäinen viestintä ja liiallinen byrokratia. Mutta samaan hengenvetoon voin ilokseni todeta, että ainakin sisäisen viestinnän suhteen olemme ottaneet jättiloikan mm. työntekijälähettilyyden avulla. Pyrimme siis huudattamaan digitaalista puskaradiota nupit kaakossa niin sisään- kuin ulospäinkin.

Kielloista kannustamiseen

Tohtori Bell kysyi meiltä hotellikoulussa 30 vuotta sitten miksi henkilökunta ei saa käyttää pääsisäänkäyntiä tullessaan ravintolaan töihin. Jos he kerran ovat niin vastenmielisiä tai epäsiistejä että pitää käyttää sivusisäänkäyntiä, niin miten he voivat palvella asiakkaita hetkeä myöhemmin?

Jatkaaksemme samalla teemalla: saako työntekijä käyttää julkisia kulkuneuvoja? Hänhän voi kailottaa kännykkään tai kertoa vieruskaverilleen bussissa tai junassa, että hänen työpaikkansa on selänjatkeesta ja pomo – nimi tietysti äänekkäästi mainiten – on viimeisenä ihmiskunnan edustajana laskeutunut puusta.

Hanna Harjula Sinisestä Meteoriitista kirjoitti, että jos työntekijöiden läsnäolo somessa edelleen pelottaa, miten uskallat päästää heidät asiakkaidesi luo.

Minä puolestani voisin kysyä miten olet johtajana tai esimiehenä ylipäätänsä palkannut moisen nilviäisen töihin. Oliko pääsyvaatimuksena kenties Touretten oireyhtymä (yksi Touretten oireista voi olla äänelliset pakkoliikkeet, kuten koprolalia, joka on pakonomainen tarve toistaa hävyttömiä sanoja)?

Perimätiedon mukaan toisto on opintojen äiti, mutta uskoisin, että lukija ymmärtää jo tässä vaiheessa mihin näillä esimerkeillä pyrin. Luottamukseen ja avoimuuteen henkilökuntaa kohtaan, tietysti.

Trendin aallonharjalla

Kurion tekemässä #sometrendit 2015 -tutkimuksessa työntekijälähettilyys oli nostettu menneen vuoden yhdeksi tärkeimmäksi trendiksi Suomessa.

Ja jumaleisson, ilokseni voin todeta, että me olemme aallonharjalla! Olemme ottaneet työntekijälähettilyyden yhdeksi liiketoiminnan tärkeistä kehityskohteista.

Vielä vähän aikaa sitten sosiaalisen median ohjeemme koostuivat (ehkä hieman kärjistäen) tietohallinnon sekä laki- ja turvaosastojen lateksihanskojen tuoksuisista kielloista.

Uudistetuissa someohjeissamme esiintyy jopa seuraava monen mielenrauhaa järkyttävä lause: rahislainen, kannustamme sinua osallistumaan rohkeasti sosiaaliseen mediaan.

Päivitetyn ohjeistuksen myötä otimme käyttöön myös #munrahis-tunnisteen ja Smarp-työntekijälähettilyystyökalun. Olemme myös perehdyttäneet työyhteisöämme työntekijälähettilyyteen. #munrahis onkin näkynyt aktiivisesti henkilökunnan Instagram- ja Twitter-tileillä. Instagramissa kyseistä aihetunnistetta käytettiin vuoden aikana yli 2300 ja Twitterissäkin reilut 400 kertaa.

Smarp-työkalun käyttäjiksi on ilmoittautunut vuoden aikana 107 käyttäjää, joista noin puolet on aktiivisia.

Hieman lisää statistiikkaa vuoden ajalta: postauksia yhteensä 349, jakoja 2530, viestejä klikattu 7830 kertaa. Jaettujen Smarp-viestien kokonaistavoittavuus on 523 000 näyttöä.

Haasteita

Kuten blogin alussa totesin, sisäinen viestintä on aina haastavaa, ja niin se on työntekijälähettilyydessäkin. Suurin haaste on herättää mielenkiinto lähettilyyttä kohtaan ja saada pidettyä se yllä. Perinteinen ’what’s in it for me?’ -kysymys, siis.

Rahapeliyhtiöt Fintoto, RAY ja Veikkaus ovat yhdistymässä, ja meneillään olevasta integraatiosta johtuen on henkilöbrändäys ollut hyvä myyntivaltti työntekijälähettilyydelle. Muutoksia on varmasti tulossa, ja se herättää pohdiskelemaan miten olla rekrykelpoinen digitalisoituvassa maailmassa.
Helpommin ratkaistavia haasteita ovat olleet palkitseminen ja spämmäys Smarpissa. Kun kyseessä on palkitseva työkalu, puseroon hiipii helposti epäilys, että mitäpä jos osa porukasta on mukana vain palkintojen takia.

Ohjeista huolimatta pari henkilöä erehtyi alussa spämmäämään lähes kaikki postaukset kritiikittä eteenpäin. Vaikea sanoa oliko tavoitteena saada palkintoja vai halu päteä muuten vain.

Alkuun pyrimme ohjaamaam toimintaa oikeaan suuntaan koko porukalle suunnatuilla tsemppi- ja opastusviesteillä, mutta lopulta päädyimme henkilökohtaisiin viesteihin spämmääjille, mikä tehosi.

Kaiken kaikkiaan palkitseminen ei missään tapauksessa ole noussut ongelmaksi tai käyttäjien päämotivaattoriksi.

Myös johdon sitouttaminen voi olla haasteellista. Meillä ylin johto ei osallistu Smarpin käyttöön, mutta on muuten hyvin aktiivinen sosiaalisessa mediassa ja hoitaa työntekijälähettilyyden näin omalla tavallaan. Mikä tärkeintä, työntekijälähettilyydelle on liiketoiminnan täysi tuki.

Mitäs seuraavaksi?

Saatatte ajatella, että nyt täällä istutaan kädet kyynärpäitä myöden ristissä ja odotetaan että henkilökunta alkaa somettaamaan kybällä, ja yhteisöllisyys, avoimuus, ilo, innostus, luottamus ja liiketoiminta lisääntyvät eksponentiaalisesti.

Näinhän ei tietenkään ole. Meillä on olemassa vasta organisaation lupa ja tuki sekä työntekijälähettilyyden työkalut. Kova työ on vasta alussa. Ilman jatkuvaa viestintää, koulutusta sekä ennen kaikkea johdon esimerkkiä ja tukea tästä hankkeesta ei jää jäljelle kuin rupinen powerpoint-esitys.

Sosiaalisen median käyttöä ei voi estää tai kieltää, joten kannattaa ottaa siitä kaikki hyöty irti.

Työntekijälähettilyys on ehkä vain yksi trendi muiden joukossa, mutta tällä hetkellä se toimii. Suosittelen työntekijälähettilyyteen tutustumista sekä sen käyttöön ottoa. Mutta sinua on varoitettu. Se vaatii sitoutumista ja paljon työtä.

Martti Sillanmäki
sisältömarkkinointivastaava, RAY
Martti Sillanmäki toimii Raha-automaattiyhdistyksessä (RAY) liiketoiminnan kehityksen sisältömarkkinointivastaavana. Martti vastaa RAY:n liiketoiminnan sisältömarkkinoinnista ja sen kehittämisestä sekä toimii tarvittaessa myös sisällöntuottajana.

Martti jatkoi tällä kirjoituksellaan työntekijälähettilyyteen liittyvää juttusarjaa, jonka tuottaa IAB:n työntekijälähettilyys-työryhmä. Mielenkiintoisia postauksia sarjaan ovat Martin lisäksi kirjoittaneet Anni Aarni, Noora Verronen sekä Taru Laurila.